Как правильно использовать списки рассылки в microsoft outlook

Отправьте одно электронное сообщение нескольким людям и сэкономьте время

Outlook использует группы контактов для хранения членов списка рассылки. После создания группы контактов и добавления контактов создайте одно сообщение электронной почты и направьте его в группу контактов. Таким образом, все в списке рассылки получают одно и то же сообщение, и вы экономите время.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Как настроить список рассылки в Outlook

Чтобы создать группу контактов в Outlook, создайте список и выберите, где его хранить. Вот как:

  1. Откройте Outlook.

  2. Перейдите на вкладку Главная и выберите Новые элементы .

  3. Выберите Дополнительные элементы > Группа контактов . Или нажмите Ctrl + Shift + L .

  4. В окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для списка рассылки.

    Чтобы отправить электронное письмо в список рассылки, введите имя списка в текстовое поле Кому окна нового сообщения.

  5. Оставьте окно Контактная группа открытым.

Добавить участников в группу контактов Outlook

После создания и сохранения группы добавьте контакты в список рассылки.

Чтобы добавить контакты в группу контактов:

  1. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов .

  2. Выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .

  3. В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт и выберите Участники , чтобы добавить этот контакт в список рассылки.

    Если контакт отсутствует в списке, выполните поиск контакта по имени или адресу электронной почты. Если вы по-прежнему не можете найти контакт, выберите стрелку раскрывающегося списка Адресная книга и выберите другой список.

  4. Повторите шаг 3 для каждого из контактов, которые вы хотите добавить в список рассылки.

  5. Выберите ОК .

  6. В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть .

Создать новый контакт в списке рассылки

Чтобы добавить получателей, которых нет в вашей адресной книге Outlook, в группу контактов:

  1. Перейдите в Outlook Люди и дважды щелкните список рассылки.

  2. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Новый контакт электронной почты . ,

  3. В текстовом поле Отображаемое имя введите имя для контакта.

    Если вы не знаете имя контакта, введите его адрес электронной почты или введите псевдоним.

  4. В текстовом поле Адрес электронной почты введите адрес электронной почты нового контакта.

  5. Если вы не хотите добавлять нового участника в адресную книгу, снимите флажок Добавить в контакты .

  6. Выберите OK .

  7. В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть , чтобы сохранить изменения в списке рассылки.

Как поделиться контактной группой в Outlook

Есть ли другие люди, которым было бы полезно, если бы у них был ваш список рассылки? Вместо того, чтобы создавать с нуля одну и ту же группу контактов, поделитесь с ними группой контактов. Это так же просто, как отправка вложения электронной почты.

Чтобы поделиться контактной группой:

  1. Перейдите на страницу Outlook People .

  2. Дважды щелкните группу рассылки, которой вы хотите поделиться.

  3. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Группа пересылки > В качестве контакта Outlook .

    Выберите В интернет-формате (vCard) , чтобы прикрепить текстовый файл, содержащий имена и адреса членов группы.

  4. Отправьте сообщение человеку, которому вы хотите получить список рассылки.

  5. Выберите Отправить .

Импортируйте контактную группу Outlook, которой вы поделились с вами по электронной почте

Если кто-то создал список рассылки в Outlook и отправил его вам по электронной почте в виде файла контактов Outlook, импортируйте список в свою адресную книгу и используйте как свой собственный.

  1. Откройте сообщение, которое содержит прикрепленный файл контактов Outlook для группы.

  2. Выберите стрелку раскрывающегося списка вложений.

  3. Выберите Открыть .

  4. В окне Группа контактов перейдите в Файл > Информация .

  5. Выберите Переместить в папку > Копировать в папку .

  6. В диалоговом окне Копировать элемент в выберите папку Контакты .

  7. Выберите ОК .

  8. С вашим списком рассылки на месте и готов, вы можете начать отправлять сообщения своим членам.

Если вы хотите больше контролировать свои списки рассылки, используйте категории контактов для формирования элегантных списков рассылки.

Создание адресной книги

Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.

Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты. Переходим во вкладку «Люди»
  2. Находясь на главной странице, разверните раздел «Мои контакты» и выберите в нём подраздел «Контакты». Нажмите кнопку «Создать группу контактов». Назовите создаваемую группу. Создаём новую группу контактов
  3. Кликните по созданной группе правой кнопкой мыши и нажмите на «Свойства». Открываем свойства группы контактов в Outlook
  4. В открывшемся окошке перейдите к вкладке «Адресная книга Outlook». Переходим к разделу «Адресная книга Outlook»
  5. Включите функцию «Показать эту папку как адресную книгу». Включаем функцию «Показать эту папку как адресную книгу»
  6. Кликните по кнопке «Применить», чтобы изменения вступили в силу. Нажимаем кнопку «Применить»

Outlook 2007

  1. В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис». Разворачиваем меню «Сервис»
  2. Выберите пункт «Настройка учётных записей». Выбираем пункт «Настройка учётных записей»
  3. Перейдите к вкладке «Адресная книга». Переходим к вкладке «Адресная книга»
  4. Нажмите кнопку «Создать» и используйте инструкции, появившиеся на экране. Создаём адресную книгу

Эффективная отправка сообщений

Рис. 7. Отправка персональных писем группе адресатов
с помощью Send Personally

Если вам после изменения каких­то документов (например, обновленного прайс­листа, изменившейся версии программы и т.п.) каждый раз приходится отправлять их некоторым пользователям по списку, то имеет смысл этот процесс автоматизировать, воспользовавшись дополнением File Send Automatically (http://www.mapilab.com/ru/outlook/toolbox/file_send_automatically.html). В настоящий момент оно входит в состав набора плагинов MAPILab Toolbox. Это приложение будет следить за указанными ему файлами и автоматически высылать их по определенным пользователем адресам сразу после того, как в файлы были внесены изменения, либо спустя некоторое время. Последнее необходимо во избежание отправки промежуточных версий файла (это актуально, если в процессе редактирования файл сохраняется несколько раз). Подобная автоматическая отправка файлов настраивается через правила в настройках компонента (Сервис > MAPILab Toolbox > File Send Automatically). При настройке правила нужно просто указать, какие файлы и каким пользователям должны автоматически отправляться после обновления. Здесь же, щелкнув на кнопке Шаблон описания, несложно задать вид шаблона для тела письма, рассылаемого вместе с файлами автоматически (рис. 8). Проверить работу правила можно с помощью кнопки Тест на вкладке Правила в настройках компонента — при проверке готовые сообщения не отправляются, а помещаются в папку Черновики.

Рис. 8. Формирование правила в File Send Automatically

Многим пользователям знакома ситуация, когда нужный файл к отправляемому письму они просто забывали вложить и после получения от адресата соответствующего уведомления вынуждены были повторять всю операцию заново. Избежать подобных неловких и приводящих к бессмысленной потере времени ситуаций можно, воспользовавшись дополнением Attachments Forget (входит в платный набор плагинов MAPILab Toolbox) либо бесплатным плагином Missing Attachment PowerToy (http://www.fortissoftware.com/Services/prd_PT_MissingAttachment.htm; 3,04 Мбайт). Правда, последний работает только в Outlook 2007.

Принцип работы обоих решений одинаков: они автоматически просматривают сообщения на предмет наличия в них заданных ключевых фраз (например, «смотри вложение», «в приложенном файле» и т.п.) и, не обнаружив прикрепленных к письму файлов, выдают на экран соответствующее предупреждение (рис. 9). В итоге забыть вложить файл в письмо вам уже не удастся. Правда, при условии, что вы предварительно настроите плагины, указав для них те ключевые фразы, которые обычно используете в таких сообщениях (рис. 10).

Рис. 9. Предупреждение об отсутствии вложения
в отправляемом документе в Attachments Forget

Рис. 10. Настройка списка ключевых фраз в Attachments Forget

Возможности надстройки

С этой надстройкой Вы сможете:

1. Отправлять на разные адреса электронной почты письма одинакового содержания и с одной темой;

2. отправлять на разные адреса электронной почты индивидуальные письма со своим содержанием и разными темами;

3. формировать электронные письма из Excel-таблиц путем выделения диапазонов, содержащих необходимую информацию; 

4. создавать персональные электронные письма, используя имена получателей в темах и/или в тексте писем (при выборе опций, использующих имена адресатов, поле для выбора диапазона с именами становится активным);

5. устанавливать паузу между отправкой писем;

6. вставлять html-файл в тело письма либо добавлять к тексту письма стандартную подпись, созданную в Outlook;

7. добавлять изображения (картинки) к письму, созданному на основе html-файла;

8. добавлять во вложения к письмам одинаковый набор файлов;

9. добавлять к каждому письму отдельное вложение;

10. отправлять письма из разных аккаунтов, используемых в Microsoft Outlook;

11. форматировать отправляемый текст при помощи html-тэгов прямо в ячейках;

12. одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо из панели инструментов Excel.

Внимание! При автоматизированной рассылке писем необходимо помнить о том, что:

1. При отправке сообщений при помощи макросов и надстроек может появляться окно подтверждения отправки для каждого письма (о том как избавиться от этого окна можно прочитать отдельно);

2. в некоторых почтовых сервисах, как платных так и бесплатных, действуют различные ограничения на отправку писем, например по количеству отправляемых писем в час или в сутки, по максимальному размеру отправляемых писем, по количеству писем, отправленных на несуществующие адреса и так далее. При несоблюдении таких ограничений Ваш почтовый ящик может быть заблокирован;

3. при использовании паузы между отправкой писем в этой надстройке, Excel будет заблокирован до полного окончания отправки писем.

Как добавить контакты в Outlook

Формирование группы контактов

Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма. Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.

Составление списка

Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.

Запустите почтовое приложение Outlook, в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.

Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».

Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.

Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.

Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».

Почтовое приложение сразу же предложит вам несколько вариантов добавления пользователей, среди которых выберите первый вариант, ориентированный на добавление получателей сообщений из контактов самого приложения Outlook.

В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.

Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.

Указав членов группы, не забудьте сохранить изменения

Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.

Как разослать корреспонденцию

После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.

В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.

Создайте новое сообщение или откройте письмо, которое необходимо отослать всем указанным вами ранее партнёрам. В поле «Кому» просто введите имя, которое вы сами придумали для группы. Все электронные адреса всех партнёров будут добавлены автоматически. Вы их не будете видеть, поскольку в адресной строке будет отображаться только имя группы.

Впишите первые символы из названия – и группа будет предложена автоматически

Чтобы письмо ушло по назначению, нажмите «Отправить», все участники мгновенно получат сообщение от вас.

Может случиться и так, что вам потребуется перенаправить корреспонденцию этим участникам, но за исключением нескольких.

В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик. Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей

Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо

Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.

Нажмите на плюсик, чтобы открыть полный список получателей

Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook — отличное почтовое приложение, которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.

Создание и отправка почтыCreating and sending mail

Чтобы программным способом отличать черновики от отправленных писем, проверяйте свойство isDraft.To distinguish between a draft and a sent message programmatically, check the isDraft property.

По умолчанию черновики сообщений сохраняются в папке , а отправленные сообщения — в папке .By default, draft messages are saved in the folder, sent messages are saved in the folder. Для удобства вы можете определить папки «Черновики» и «Отправленные», используя их соответствующие хорошо известные имена папок.For convenience, you can identify the Drafts folder and SentItems folder by their corresponding well-known folder names.

Задание свойств from и senderSetting the from and sender properties

В процессе создания сообщения в большинстве случаев Outlook указывает в качестве значения свойств from и sender одного и того же пользователя, вошедшего в систему.When a message is being composed, in most cases, Outlook sets the from and sender properties to the same signed-in user. Вы можете изменить эти свойства в указанных ниже ситуациях.You can update these properties in the following scenarios:

  • Свойство from можно изменить, если администратор Exchange назначил другим пользователям права sendAs для почтового ящика. Для этого администратор может назначить его владельца, выбрав элемент Разрешения для почтового ящика на портале Azure, либо использовать Центр администрирования Exchange или командлет Add-ADPermission в Windows PowerShell. Затем программным способом можно задать свойство from одному из этих пользователей, обладающих правами sendAs для этого почтового ящика.The from property can be changed if the Exchange administrator has assigned sendAs rights of the mailbox to some other users. The administrator can do this by selecting Mailbox Permissions of the mailbox owner in the Azure portal, or by using the Exchange Admin Center or a Windows PowerShell Add-ADPermission cmdlet. Then, you can programmatically set the from property to one of these users who have sendAs rights for that mailbox.
  • Свойство sender можно изменить, если владелец почтового ящика предоставил одному или нескольким пользователям права на отправку сообщений из этого почтового ящика.The sender property can be changed if the mailbox owner has delegated one or more users to be able to send messages from that mailbox. Владелец почтового ящика может делегировать разрешения в Outlook.The mailbox owner can delegate in Outlook. Когда представитель отправляет сообщение от имени владельца почтового ящика, Outlook присваивает свойству sender учетную запись представителя, а в качестве значения свойства from остается владелец почтового ящика.When a delegate sends a message on behalf of the mailbox owner, Outlook sets the sender property to the delegate’s account, and the from property remains as the mailbox owner. Вы можете программным способом задать в качестве значения свойства sender пользователя, получившего разрешения представителя для этого почтового ящика.Programmatically, you can set the sender property to a user who has got delegate permissions for that mailbox.

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Как вставить подпись

Чтобы добавить подпись, которая будет подставляться в конце каждого письма, собираем её по тому же принципу, что и письмо. Можем добавить туда иконки и/или ссылки на соцсети, любой текст и корпоративный баннер. На выходе получаем такой же word-файл, только с шаблоном подписи.

Теоретически её можно открывать каждый раз, как и шаблон, что мы сделали выше. Подпись подставится в письмо, а над ней можно будет писать текст. Но это неудобно — и можно настроить автоматическую подпись в Outlook.

Создаём новое письмо и выбираем «Подпись»:

Переходим во вкладку «Электронная подпись», нажимаем «Создать» и задаём имя подписи:

Далее открываем word-файл с подписью и копируем содержимое оттуда в поле для создания подписи:

После этого нужно просто сохранить шаблон в Outlook — теперь его можно использовать в любом письме. Для этого при создании письма нужно нажать на кнопку «Подпись» и выбрать нужную. Она автоматически подставится в письмо.

Выбранная подпись будет автоматически появляться при создании нового письма.

Обсудить любой материал и задать вопросы можно в нашем Чате Солдат. И, конечно, подписывайтесь на наш Телеграм-канал Маркетинг за три минуты, где регулярно выходят полезные материалы в виде постов-трёхминуток.

Как я могу исправить поврежденный список рассылки Outlook?

  1. Запустите приложение устранения неполадок
  2. Ремонт Office365
  3. Восстановить учетную запись

Решение 1. Запустите средство устранения неполадок приложения.

Первым шагом, который мы предлагаем, когда речь идет о неправильном поведении приложений Магазина Microsoft, является устранение неполадок в Магазине приложений. Это средство устранения неполадок является встроенным, и оно должно решать все основные проблемы. В этом случае, возможно, Outlook не имеет доступа к кэшированным файлам.

Это, конечно, применимо только в том случае, если вы используете UWP-версию Outlook для Windows 10.

Вот как запустить средство устранения неполадок приложения в Windows 10:

  1. Нажмите клавишу Windows + I , чтобы открыть настройки.
  2. Выберите Обновление и безопасность .
  3. Выберите Устранение неполадок на левой панели.
  4. Разверните средство устранения неполадок « Приложения для Магазина Windows ».
  5. Нажмите Запустить средство устранения неполадок .

Решение 2 – Ремонт Office365

С другой стороны, если вы не можете точно определить проблему после первого шага, ремонт Office – это наше следующее предложение. Таким образом, вам не нужно переустанавливать весь пакет. Если Outlook не может получить доступ к определенному списку рассылки.

Вот как восстановить Office в Windows 10:

  1. На панели поиска Windows введите «Управление» и откройте Панель управления .
  2. Выберите Удалить программу .
  3. Нажмите правой кнопкой мыши на Office и выберите Восстановить .

Решение 3 – восстановить учетную запись

Другим жизнеспособным шагом является удаление, а затем восстановление учетной записи. Многие пользователи столкнулись с проблемой списка рассылки в Outlook после переустановки. Переустановка не должна влиять на ваши контакты и списки рассылки, поэтому проблема может заключаться в том, как вы настроили свою учетную запись.

Итак, попробуйте удалить учетную запись и восстановить ее снова. Надеюсь, это поможет вам решить проблему. С другой стороны, если вы все еще не можете отправлять электронные письма в список рассылки в качестве получателя, попробуйте заново создать список и надеяться на лучшее.

Мы предлагаем использовать Excel и создать файл CSV. Это может занять некоторое время, но потом вы должны быть в чистоте.

И, сказав это, мы можем завершить это. Если у вас есть какие-либо вопросы или предложения, не стесняйтесь сообщить нам в разделе комментариев ниже.

Сортировка и анализ корреспонденции

Всем пользователям, активно ведущим деловую переписку, приходится несладко, ведь горы непрочитанной корреспонденции растут как снежный ком. И не дай бог, если в силу тех или иных причин вы не могли пару дней просматривать почту — потом быстро разобраться в ней, выявить наиболее важные сообщения и отсеять те, ответы на которые могут подождать, будет очень сложно. Поэтому желательно заранее настроить почтовую программу так, чтобы приходящие сообщения самостоятельно раскладывались по разным папкам, что будет полезно в отношении писем из тематических конференций (им ни к чему попадать в папку Входящие), а также писем от пользователей, объединенных в логические группы: Работа, Личное, Хобби и т.п. Сделать это можно встроенными средствами Outlook, то есть через правила (в зависимости от версии Outlook это будет команда либо Сервис > Мастер правил, либо Сервис > Правила и оповещения), настроив их на перемещение писем в конкретные папки в зависимости от отправителя письма, темы и других полей.

Расширить возможности такой сортировки можно с помощью дополнения Potolook. В нем имеется специальный модуль «Почтовые конференции», воспользовавшись возможностями которого можно будет не просто производить рассортировку входящих писем по папкам, но и выполнять ряд дополнительных действий — например автоматически удалять рекламу (а ее в письмах из конференций всегда в избытке) и повторяющиеся и неинформативные символы из тем сообщений. Осуществить подобную настройку несложно: нужно создать в Outlook новое правило, а еще лучше — подкорректировать то правило, которое используется для отсеивания писем из конференций в отдельную папку. Затем установить в окне определения действий с сообщением флажок в строке Выполнить дополнительное действие, в списке действий выбрать Potolook и указать нужное действие. В частности, для удаления рекламы выбирается действие Выполнить настраиваемый обработчик MailList и в открывшемся окне возможных операций включается флажок Удаление рекламы из писем (рис. 11).

Рис. 11. Настройка расширенной сортировки с помощью Potolook

Еще сложнее приходится тем пользователям, которые вынуждены регулярно просматривать и анализировать тысячи сообщений из новостных конференций, попадающих в общие папки на сервер компании или в какие­то личные папки Microsoft Outlook с сообщениями из тематических рассылок. Зачем? Например, при поиске упоминания продуктов компании и продуктов конкурентов, поиске потенциальных клиентов и т.п. И тут на помощь придет бесплатный плагин Advanced Folders Watch (http://www.mapilab.com/ru/outlook/folders_watch/; 1,37 Мбайт), благодаря которому несложно будет организовать процесс автоматического отбора сообщений, которые потенциально могут представлять интерес. Этот плагин будет самостоятельно наблюдать за заданными группами папок и сигнализировать пользователю о новых сообщениях, соответствующих некоторым критериям отбора. Под критериями отбора понимается обычный набор правил, указывающих, какие слова должны либо не должны встречаться в конкретных полях получаемых сообщений. Данные правила формируются с помощью мас­тера и в режиме редактирования свойств могут быть протестированы. Оповещения бывают двух типов: пассивные (в виде записок плагина в указанной папке, содержащих ссылки на найденные сообщения) или активные (показываются во всплывающих окнах и также содержат ссылки на сообщения). Управление плагином производится через меню Сервис > Параметры > Advanced Folders Watch (рис. 12).

Рис. 12. Формирование правила в Advanced Folders Watch

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий