Архивация файлов

Основные виды программ-архиваторов

В настоящее время применяется несколько десятков программ-архиваторов,
которые отличаются перечнем функций и параметрами
работы, однако, лучшие из них имеют примерно одинаковые
характеристики. Из числа наиболее популярных программ

можно выделить:

ARJ,

PKPAK,

LHA,

ICE,

HYPER,

ZIP,
РАК,

ZOO,

EXPAND,
разработанные за рубежом, а также

AIN
и

RAR,

разработанные в России. Большое количество информации, передаваемой в глобальной
сети Интернет, бывает упаковано архиватором

WinZip.
Обычно упаковка и распаковка файлов выполняются
одной и той же программой, но в некоторых случаях это осуществляется разными
программами, например, программа

PKZIP
производит упаковку файлов,

a PKUNZIP
— распаковку
файлов. Программы-архиваторы позволяют создавать и такие
архивы, для извлечения из которых содержащихся в них файлов
не требуются какие-либо программы, так как сами архивные файлы могут содержать
программу распаковки. Такие архивные
файлы называются самораспаковывающимися.

Самораспаковывающийся архивный файл

— это загрузочный, исполняемый модуль,
который способен к самостоятельной разархивации
находящихся в нем файлов без использования программы-архиватора.
Самораспаковывающийся архив получил название

SFX-архив
(SelF-eXtracting).
Архивы такого типа в

MS-DOS
обычно создаются в форме .ЕХЕ-файла.

Многие программы-архиваторы производят распаковку файлов, выгружая их на диск,
но имеются и такие, которые предназначены
для создания упакованного исполняемого модуля (программы). В результате такой
упаковки создается программный

файл с теми же именем и расширением, который при загрузке в оперативную память
самораспаковывается и сразу запускается. Вместе с тем возможно и обратное
преобразование программного
файла в распакованный формат. К числу таких архиваторов

относятся программы

PKLITE,

LZEXE,

UNP.

Программа

EXPAND,
входящая в состав утилит операционной
системы

MS-DOS
и оболочки

Windows,
применяется для распаковки
файлов программных продуктов, поставляемых фирмой

Microsoft.

Программы-архиваторы

RAR
и

AIN,
кроме обычного режима
сжатия, имеют режим

solid,
в котором создаются архивы с повышенной степенью сжатия и особой структурой
организации. В таких архивах все файлы сжимаются как один поток данных, т.е.
областью поиска повторяющихся последовательностей символов

является вся совокупность файлов, загруженных в архив, и поэтому
распаковка каждого файла, если он не первый, связана с обработкой других. Архивы
такого типа предпочтительнее использовать
для архивирования большого числа однотипных файлов.

Способы управления

программой-архиватором

Управление программой-архиватором осуществляется одним из двух способов:

1.

с помощью командной строки, в которой формируется команда
запуска, содержащая имя программы-архиватора, команду
управления и ключи ее настройки, а также имена архивного и исходного файлов;
подобное управление характерно для архиваторов

ARJ,

AIN,

ZIP,
РАК,

LHA
и др.;

2.

с помощью встроенной оболочки и диалоговых панелей, появляющихся после запуска
программы и позволяющих вести

управление с использованием меню и функциональных клавиш,

что создает для пользователя более комфортные условия работы.
Такое управление имеют программы-архиваторы типа

RAR,WinRAR,

WinZip.

Выполняя предписанные ей действия, программа-архиватор,
как правило, выводит на экран протокол своей
работы. Все современные
программы-архиваторы оснащены экранами помощи, которые вызываются при
вводе в командной строке только одного имени программы или имени с ключом /?.
Помощь может быть краткой — на одном экране
или развернутой — на нескольких. Многие
архиваторы имеют экраны помощи с примерами
составления команд для выполнения различных операций. Справочная информация
обычно выводится на английском или другом международном
языке.

Для выполнения операций с архивами в среде

Windows
широко используются программы-архиваторы, интерфейс которых

выполнен в стандарте

Windows

WinRAR,

WinZip,

WINARJ98.
Большинство файлов, «скачиваемых» из Интернета, упаковано

архиватором

WinZip.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Обнаружение и коррекция ошибок

Архивы обычно содержат проверку чётности и другие контрольные суммы для обнаружения ошибок, например в архивах ZIP используется циклический избыточный код (CRC), а в архивах RAR (версии 5 и новее) также могут применяться более надёжные суммы BLAKE2. В архивах RAR можно добавлять избыточную информацию для коррекции ошибок («данные для восстановления»). Кроме того, в формате RAR поддерживаются особые «тома для восстановления», позволяющие восстанавливать не только повреждённые, но даже отсутствующие тома многотомного архива. Для той же цели с другими архивными форматами иногда применяются файлы PAR, создаваемые сторонними утилитами.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Для открытия архива нужна программа-архиватор

Хоть по умолчанию в операционной системе уже установлен архиватор, всё равно необходимо сначала определить какое расширение имеет архив и может ли распаковывать архив с таким расширением ваш архиватор. Ведь архивы бывают разными, имеющие свои расширения и не все архиваторы являются универсальными. Расширение обозначено в названии файла после точки набором символов на английском языке.После того, как вы определили расширение архива (щелчок, правой кнопкой мыши по файлу – свойства – расширение или тип файла), а также определили наличие среди ваших программ архиватора. Выяснили список расширений, с которыми он работает, открывает ли ваш архиватор архивы с таким расширением, можно делать некоторые выводы о дальнейших действиях.

Если нужный архиватор на компьютере отсутствует, то соответственно, его нужно скачать в интернете и установить. Лучше всего сразу выбирать универсальный архиватор, что бы он мог открывать как можно большее количество типов архивных файлов, тогда не придётся каждый раз искать нужный архиватор, который работает с разархивацией только отдельных файлов.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

  • помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
  • в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
  • размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
  • устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
  • между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
  • длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
  • дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст

13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Итоги

  1. Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.
  2. При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
  3. За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.

Tar

Tar — это стандартная утилита, с помощью которой выполняется архивирование файлов Linux. Постепенно из небольшой программы архивации она превратилась в мощный инструмент, поддерживающий работу со многими вариантами архивов и алгоритмами сжатия. Программа поддерживает большое количество параметров. Давайте рассмотрим ее синтаксис и основные параметры:

$ tar опцииf файл_для_записи /папка_файлами_для_архива

А теперь разберем основные опции:

  • A — добавить файл к архиву
  • c — создать архив в linux
  • d — сравнить файлы архива и распакованные файлы в файловой системе
  • j — сжать архив с помощью Bzip
  • z — сжать архив с помощью Gzip
  • r — добавить файлы в конец архива
  • t — показать содержимое архива
  • u — обновить архив относительно файловой системы
  • x — извлечь файлы из архива
  • v — показать подробную информацию о процессе работы
  • f — файл для записи архива
  • -C — распаковать в указанную папку
  • —strip-components — отбросить n вложенных папок

Теперь давайте рассмотрим архивирование файлов в Linux. Чтобы  создать архив используйте такую команду:

А чтобы распаковать архив tar linux:

Очень просто запомнить для упаковки используется опция c — Create, а для распаковки — x — eXtract.

Сжатый архив создается точно так же, только с опцией -z, это в случае, если использовалось шифрование gizp, если нужно bzip то применяется опция -j:

$ tar -zxvf archive.tar.gz

Например, рассмотрим как заархивировать папку в Linux:

Хотя можно поступить по-другому, тот же архив мы получим если сначала создать обычный архив с помощью tar, а потом сжать его утилитой для сжатия, только здесь мы получаем больше контроля над процессом сжатия:

Также можно убрать сжатие:

Утилиты сжатия мы рассмотрим ниже.

Чтобы добавить файл в архив используйте:

Для извлечения одного файла синтаксис тот же:

Можно извлечь несколько файлов по шаблону соответствия с помощью параметра wildcard, например, извлечем все php файлы:

По умолчанию распаковать архив tar linux можно в текущую папку с именем архива, чтобы распаковать в нужную папку используйте ключ -C:

Стандартную утилиту рассмотрели, теперь кратко рассмотрим ее альтернативы. Их не так много, и большинство из них уже устаревшие.

WinZip

По умолчанию сохраняет файлы в zip, однако можно сохранить и в других форматах. С помощью данного архиватора можно сжать mp3-файлы, а также jpeg-файлы до 25%, не теряя качества. Метод сжатия выбирается автоматически. Есть функции распечатки файлов, которые сжаты в данный архив, проверки их антивирусом и другие. Последние версии приложения поддерживают открытие файлов 7z, rar и zipx.

По заверениям разработчиков, WinZip обеспечивает защиту, используя шифрование банковского уровня. Помимо этого, последние версии получили возможность подключаться к облакам.

В данной программе как файловые архивы могут быть открыты новые форматы документов MS Office: docx, xlsx и т.д., а также форматы, соответствующие международному стандарту ODF.

Как говорят разработчики, уменьшение размера графических файлов происходит за счет того, что одни форматы заменяются другими.

В случае случайного удаления, копирования, переименования файлы могут быть восстановлены.

Как разархивировать файлы и папки с помощью WinRaR и 7-Zip

Как разархивировать файлы и папки с помощью WinRaR и 7-Zip

WinRAR для извлечения файлов

WinRAR — это отличный инструмент для распаковки и извлечения сжатых zip файлов. WinRAR очень популярен благодаря своей простоте в использовании. Существует 2 простых способа чтобы извлечь заархивированные файлы используя WinRAR.

Первый способ 

  • выберите zip файл, который вы хотите разархивировать и откройте его. Появится окно с подробными сведениями о файле;

  • в появившемся окне (как на картинке ниже) выделите папку, файл или файлы которые вы хотите разархивировать и нажмите «Извлечь»;

  • выберете место назначения для будущих извлеченных файлов. Извлеченные файлы можно сохранить и в новую папку. Для этого необходимо нажать «Новая папка»;

  • нажмете «ОК» и подождите распаковки файлов.

Второй способ 

  • выберите файл, который вы хотите разархивировать, и кликните по нему нажатием правой кнопки мыши. Появится меню как на нижеприведенном скриншоте;

  • после появления меню нажмите «Извлечь файлы», «Извлечь в текущую папку» или «Извлечь в чек-лист». Если вы выберете «Извлечь файлы», то появится окно распаковки. Если нажать «Извлечь в текущую папку», то все файлы или файл будут сохранены в той же папке что и архив. «Извлечь в чек-лист» или «имя папки» приведет к извлечению файла или файлов в новую папку с названием архива. «Извлечь файлы» это самый сложный способ, так как после его нажатия появится еще одно окно в котором нужно будет указать папку или место куда заархивированные файлы или файл будут извлечены. Кроме того, в появившемся окне будет и много других параметров;

  • извлеченные файлы можно сохранить и в новую папку. Для этого необходимо нажать «Новая папка»;

  • по умолчанию, когда процесс извлечения файлов будет завершен, разархивированные файлы или файл окажутся в той же папке, что и Zip или RAR-файл. Откройте готовый к использованию файл.

Как извлечь файлы используя 7-Zip

Как извлечь файлы используя 7-Zip

7-Zip,так же как и WinRAR, является одной из самых популярных программ для распаковки заархивированных файлов. Большинство функций выполняется с использованием меню правой кнопки мыши, что делает эту программу очень простой в использовании.

Первый способ

Чтобы извлечь файлы используя 7-Zip нужно сделать следующее:

  • выберите файл, который вы хотите разархивировать, и щелкните по нему нажатием правой кнопки мыши. Появится меню как на картинке ниже;

  • после появления меню наведите указатель мыши на «7-Zip». Выберите «Извлечь здесь». После того, как вы выберете этот параметр, он отобразит еще одно окно, показывающее прогресс и оставшееся время до полного извлечения файлов;

  • когда этот процесс закончится, извлеченные файлы или файл окажутся в той же папке, что и Zip или RAR-файл. Откройте файл и наслаждайтесь.

После извлечения файлы окажутся в той же папке, что и Zip или RAR-файл

Второй способ

Другой способ распаковки файлов или файла — это щелкнуть правой кнопкой мыши на этот заархивированный файл и выбрать «Открыть архив»:

  • щелкните правой кнопкой мыши по заархивированному файлу и выберите 7-Zip;

  • затем нажмите «Открыть архив» (см. фото шаг 1.). Откроется «Диспетчер файлов» 7-Zip или 7-Zip File Manager;
  • нажмите кнопку «Извлечь». Появится окно с запросом о месте назначения файла, где вы хотите его сохранить. Выберите каталог, в который вы хотите сохранить файл и нажмите «ОК»;

  • как только вы нажмете «ОК», он откроет окно, показывающее вам процесс распаковки файлов или файла. Дождитесь окончания процесса распаковки и откройте готовый использованию файл или файлы.

Процесс распаковки файлов

Пояснительная записка

(КР ОНИД 000.000.016 ПЗ)

Руководитель:

_________П.А. Егармин

(подпись)

____________________

(оценка, дата)

Разработал:

Студентка группы 41-1

________ К.О. Ярошенко

(подпись)

____________________

(дата)

Лесосибирск 2008

В настоящее время большинство из нас часто пользуется Интернетом и часто сталкивается с информацией заархивированной различными программами – архиваторами. Данная курсовая работа посвящена изучению архивации данных на примере программы WinRAR.

Цель данной курсовой работы заключается в раскрытии понятия архивации данных, изучения алгоритма сжатия информации, программ архиваторов и процесса упаковки и распаковки файлов с помощью программы — архиватора WinRAR. Также целю курсовой работы, является закрепление знаний и умений работы с программами Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access.

Архиваторы — это программы, позволяющие уменьшить размер файла для экономии места на диске. Работа их заключается в следующем: найти повторяющиеся фрагменты в файлах и записать вместо них информацию о количестве повторяющихся кусков. Их можно разделить на два класса: программы упаковщики (архиваторы) и программы резервного копирования.

В ходе написания данной курсовой работы я использую знания, приобретенные на занятиях информатики, по использованию программ пакета Microsoft Office XP: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access.

С помощью программы Microsoft Word я могу создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы. Текстовый процессор Microsoft Word имеет широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение, исправление и др.)

Microsoft Excel — это программа для управления электронной таблицей. Электронная таблица позволяет обрабатывать большие массивы числовых данных, например результаты экспериментов, статистические данные и т.д.

Microsoft Access — система управления базами данных, входящая в Microsoft Office, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивать обработку (сортировку) и поиск данных.

Вариант курсовой работы 14.

1.Архивация данных (на примере программы
WinRaR)

Постановка задачи.
Написать реферат по заданной теме на 12 — 15 печатных листах. В реферате предусмотреть использование маркированного и нумерованного списков, вставку специального символа, вставку сноски, рисунка, оформление одного из абзацев в виде двух колонок.

Что такое архив?

Он представляет собой файл, который содержит себе один или несколько других файлов, папок, в сжатом виде, при этом размер файлов в архиве может быть уменьшен за счёт сжатия, а может остаться практически неизменным, что зависит и от типа самих файлов и от программы, которой происходила запаковка в архив.

Архивные файлы бывают различных типов, например: RAR, ZIP, 7z, TAR, BZ и прочие. Зависит от того, в какой программе был создан архив.

Теперь выделю для чего они нужны при работе и преимущества их использования:

  1. Основное причина использования архивов при работе с компьютером — возможность передавать при помощи них сразу несколько файлов как один, например, по почте, когда не удобно передавать их по отдельности или попросту не получается этого сделать.

    Чтобы было понятнее, представьте, что вам нужно передать кому-нибудь 20 книг + какие-нибудь документы из нескольких листов в файлах. Так вот, мы, конечно, можем передавать всё это добро по очереди, по отдельности, но это неудобно и займёт больше времени. А можно ведь просто погрузить всё в коробку, плотно упаковав и передать её нужному человеку.

    Вот в этом примере коробка — это и есть тот самый файл-архив, в который вы сложили другие файлы и передали всё разом, вероятно уменьшив при этом и общий объём, если плотненько упаковали 🙂

    Теперь к реальному примеру: нужно передать человеку по почте или другим способом 100 файлов-документов. Можно каждый прикреплять к письму на почте, можно все их перенести в папку «облака» и дать ссылку на скачивание, а можно быстренько упаковать всё в архив и отправить любым из удобных и подходящих способов.

    Кстати, во втором случае из примера выше (перенести все файлы в папку облака), получатель так или иначе получит эти файлы в виде одного архива, после чего будет распаковывать у себя на компьютере если только не решит каждый файлик загружать по отдельности.

    Потому что при скачивании откуда-либо сразу нескольких файлов, они, как правило, упаковываются в архив, чтобы загружался один файл, а не несколько.

  2. Дополнительные возможности, такие как: установка пароля, возможность разбить архив на части. То есть вы можете установить пароль на архив и никто не сможете распаковать его и получить доступ к файлам, пока не введёт ваш пароль. Будет доступен лишь просмотр содержимого архива (т.е. будет видно названия файлов и папок, содержащихся в нём).

    Если создаваемый архив планируется большого объёма (веса), то при его создании можно настроить автоматическое его разбиение на тома заданного размера, а при распаковке 1-го из них будут распакованы все остальные как единый архив.

  3. Сжатие файлов. Каждый архив способен сжимать файлы, которые в него упаковываются. Как я выше упомянул, зависит это и от самих файлов, например, лучше все сжимаются текстовые файлики, хуже фото, видео и другие архивы.

    Но также зависит и от программ архиваторов, о чём расскажу ниже…

Архиватор: архивация и разархивирование

Из приведённой информации становится понятно, что архиватор осуществляет архивирование и обратный процесс — разархивирование различных файлов. Помимо простого файлового сжатия некоторые архивные программы могут осуществлять архивацию в многотомном варианте. К примеру, если на каком-либо сайте или в почтовой программе существуют ограничения на передачу файлов в мегабайтах, а у вас есть необходимость сделать передачу большого объёма информации, то можно осуществить многотомную передачу.

В случае, когда нет уверенности в том, что у получателя информации есть программа – архиватор, то существует возможность создания самораспаковывающегося архива. Как видно из названия, такой архив распакуется сам при двойном щелчке по нему мышью с указанием места распаковки.

Одной из функциональных возможностей программ-архиваторов является возможность закрывать архивы паролем. Получателю отсылается архив, и отдельно сообщается к нему пароль. Такой архив не сможет разархивировать тот, кто не осведомлён о том, какой пароль нужно вводить.

С помощью архива можно сжимать файлы. Однако не каждый файл может быть подвержен таким изменениям и не в равной степени. К примеру, текстовые документы есть возможность сжимать в 10 раз, а изображения практически не поддаются сжатию.

Как оборудуется архивохранилище

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

  • помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
  • не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
  • не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
  • комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
  • обязательно оборудуется вентиляционная система;
  • в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Учитывается при этом санитарное состояние комнаты, ее оснащенность разным оборудованием и соответствие требованиям пожарной безопасности. На основании этой проверки составляется акт.

Распределение

Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут.

Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска.

Организация

Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании. С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.

Архив в каждой организации формируется как специализированный отдел, но если хранится слишком мало документов, то процедура обработки и хранения может выполняться административным персоналом фирмы.  

Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании. Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам.

Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Нюансы контроля

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.

Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео:

Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Заключение

Подведу некоторых краткий итог: архивы — это тип файлов, которые дают нам, пользователям компьютеров и других устройств (на смартфонах, планештах тоже можно работать с ними) некоторые преимущества, например, упаковку многих файлов и папок со сжатием, с установкой пароля и передачу другому человеку через интернет как один файл.

Для их создания и распаковки мы пользуемся специальным софтом — архиваторами, которых уже имеется очень много видов от разных разработчиков и, как говорится, на любой вкус и цвет.

Уверен, что необходимость поработать с архивами обязательно касается рано или поздно каждого пользователя, имеющего дело с компьютером, даже обычных офисных работников. Т.е. для работа с этим форматом файлов не только каких-нибудь супер-специалистов и программистов касается 🙂

На этом всё, надеюсь из этой небольшой заметки вам стало, как минимум, понятнее что такое архивы, для чего они нужны и что используют для работы с ними.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий