Обязанности личного ассистента руководителя

Виды помощников руководителя

Чаще данная должность встречается в штате средних и крупных предприятий. Вариантов ее описаний много, как и видов работы. Наиболее распространены:

  • Вакансия личного помощника — специалиста, который исполняет преимущественно частные поручения начальника.
  • Бизнес-ассистент. Это, по сути, личный консультант и правая рука руководства.
  • Требования к помощнику руководителя такого порядка очень высоки (от высшего образования до опыта работы в предпринимательстве, успешной практики менеджмента на крупных предприятиях).
  • Секретарь-ассистент. Отвечает за обеспечение офиса — общего и руководителя — необходимыми условиями.
  • Секретарь-референт. Референтом обычно называют специалистов, выполняющих текущие «механические» действия, — сортировку корреспонденции, прием звонков.
  • Офис-менеджер.
  • Менеджер по делопроизводству. Может совмещать функции архивариуса, секретаря, ответственен за ведение документации.

Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?

Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:

  • ненормированный рабочий день;
  • уровень владения иностранным языком;
  • личное авто.

Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:

  • почасовая;
  • фиксированная ставка с 1 или 2 выплатами в месяц;
  • понедельная;
  • ставка + % от действия (продажи, привлеченные клиенты).

Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)

# Основные задачи Оплата
1 Ответы на письма, телефонные звонки (базовые задачи, БЗ) От 50 рублей в час
2 БЗ + формирование списка клиентов, работа с ними От 20 000 рублей в месяц
3 БЗ + продвижение товара, услуги, маркетинг, работа в соцсетях, холодные звонки, рассылка объявлений 25 000 — 30 000 рублей в месяц
4 БЗ + личный психолог, имиджмейкер, спичрайтер Оговаривается индивидуально, от 200 долларов в месяц
5 БЗ + разработка стратегий развития От 25 тыс. рублей +% от продаж
6 БЗ + работа с сайтом компании, подготовка рекламных кампаний 30 000 — 35 000 рублей в месяц

Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.

Например, личный помощник звезды шоу-бизнеса или артиста не только покупает билеты на самолет, но и учувствует в формировании сетки гастролей, отвечает за костюмы, оформляет райдер. А изучив вакансии на сайтах и биржах фриланса на должность личного помощника удаленно, можно заметить, что редко предлагается выполнить пробное ТЗ или тест на определения навыков компетентности. Как правило, изначально работа начинается с испытательного срока.

Найти работу личного помощника руководителя можно с предложением доп услуг: прозвон клиентов, заполнение карточек товара, формирование рекламного пакета, продвижение в соцсетях, а такие навыки лучше указать резюме. Подобный заработок в интернете для новичков в реальных условиях даст больше знаний и научит координации, основам тайм-менеджмента куда лучше ВУЗов или советов в книгах. Подводя итог, уточню: сегодня вакансии для удаленного личного помощника от прямого работодателя представлены широко. С одной стороны, не надо содержать штатную единицу, с другой такой подход доказывает современный трансграничный подход в бизнесе. Желаю вам найти порядочных заказчиков и развиваться карьерно в этом направлении.

Профессиональный инвестор с опытом работы 5 лет с разными финансовыми инструментами, ведет свой блог и консультирует вкладчиков. Собственные эффективные методики и информационное сопровождение инвестиций.

Оформляем резюме по блокам

Резюме — это структурированный документ, каждый его раздел посвящен отдельному вопросу презентации соискателя. Составляя резюме на должность помощника руководителя, необходимо позаботиться о том, чтобы его текст полностью соответствовал требованиям потенциального работодателя. Начиная с названия, которое должно дублировать название интересной вам вакансии. Часто к резюме на эту вакансию просят прикрепить фото. Как бы это ни звучало, но руководитель выбирает в том числе и по внешнему виду.

Персональная информация

Раздел «Персональная информация» посвящен личным данным соискателя:

  • Ф.И.О.;
  • дата рождения;
  • место проживания. Если это крупный город, уточняется район или станция метро;
  • готовность к командировкам;
  • зарплатные ожидания;
  • контактная информация: телефон, адрес электронной почты, социальные сети. Можно указать, какой способ связи является приоритетным.

Образование

На вакансию секретаря топ-менеджера компании часто требуется соискатель с высшим образованием: экономика, менеджмент, гуманитарные специальности. Но для некоторых достаточно и среднего специального в сочетании с опытом работы. Поэтому в резюме личного помощника руководителя в разделе «Образование» следует указывать не только дипломы об образовании, но и сертификаты о прохождении дополнительных курсов, мастер-классов, программ повышения квалификации. Указывать необходимо только те из них, которые соответствуют вакансии. Рассказывать о том, что соискатель имеет диплом мастера по маникюру, не нужно, если это отдельно не оговорено в требованиях.

Опыт работы

Раздел «Опыт работы» посвящен тому, где раньше трудился соискатель. Здесь необходимо указывать только тот опыт, который соответствует желаемой вакансии.

Описание опыта включает в себя подразделы, каждый из которых посвящен отдельному месту работы и включает в себя:

наименование организации, период работы, занимаемую должность;
обязанности, в резюме помощника руководителя следует списком перечислить, чем занимался соискатель в организации;
достижения, конкретные результаты. Идеально, если они представлены в цифрах, если нет — опишите их подробно словами;
причины увольнения

Этот пункт встречается не всегда, писать на эту тему надо осторожно: не стоит говорить о конфликтах с бывшим начальством, если таковые имели место, либо, если соискатель уволен не по его желанию, а по статье, — о причинах ухода стоит умолчать.

Прописывая должностные обязанности помощника руководителя для резюме в каждом из пунктов следует исходить из тех формулировок, которые приведены в описаниях понравившихся вакансий. Речь не идет о вранье: не следует писать того, чего не было, — обман вскроется если не на собеседовании, то в первые дни работы. Необходимо продумать, как подать собственный, реально имеющийся опыт, чтобы он соответствовал требованиям вакансий.

Поскольку следует учитывать необходимость оптимизации текста, как правило, ключевыми фразами для раздела с должностными обязанностями секретаря главы компании являются:

  1. Полная административная и информационная поддержка руководителя.
  2. Согласование документов.
  3. Составление графиков, таблиц.
  4. Прием звонков.
  5. Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя.
  6. Ведение личного календаря руководителей на ежедневной основе (встречи, графики, поездки).
  7. Отслеживание исполнения поручений начальства.
  8. Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
  9. Организация встреч начальника и прием посетителей.
  10. Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха начальника: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
  11. Решение организационных и хозяйственных вопросов.
  12. Travel-поддержка руководителя.

Ключевые навыки

Ключевые навыки — это конкретные умения, которыми располагает соискатель и которые необходимы для выполнения работы помощника. Перечисляются умения, необходимые для вакансии. Умения, с ней не связанные, упоминать не нужно.

Как правило, от соискателя требуются такие навыки:

  • делопроизводство;
  • деловой этикет;
  • высокая скорость печати;
  • электронный документооборот;
  • ведение переговоров;
  • владение оргтехникой;
  • протоколирование;
  • travel-поддержка;
  • event-management;
  • lifestyle-management;
  • свободное владение английским языком.

Дополнительные обязанности

Иногда генерального директора нет на месте, он также может долго отсутствовать. Тогда к заместителю переходят его основные обязанности. Данный сотрудник должен вести успешные и рациональные переговоры с заказчиками и партнерами, устраивать различные встречи, проводить мероприятия, главной целью которых является модернизация производства и расширение деятельности компании. Это включают должностные обязанности заместителя директора по УВР.

Работники предприятия находятся в непосредственном подчинении заместителю директора, поэтому он должен не только курировать их работу, но и предпринимать все необходимые действия для ее облегчения, безопасности и результативности. Данный сотрудник разрабатывает, совершенствует и внедряет правила и распорядок трудовой дисциплины, обеспечивает должное обеспечение и гарантию выполнения основных предписаний по охране труда и пожарной безопасности. Это предусматривают должностные обязанности заместителя директора по производству.

Данный сотрудник доносит до работников требования и приказы генерального директора, контролирует и при необходимости обеспечивает их выполнение. Он производит регулярное информирование генерального директора фирмы о любых неполадках или отклонениях в работе, которые могут привести к существенному экономическому или материальному ущербу, при необходимости выполняет его наставления и указы, предназначенные для ликвидации и исправления любых неудобств в системе.

Что должен уметь?

Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:

  • умение работать с документацией;
  • умение планировать время (свое и директора);
  • организационные навыки;
  • знания финансовой системы, математические навыки;
  • поддержка деловых контактов;
  • знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
  • работа заместителем директора и офис-менеджером.

Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.

Чем занимается помощник руководителя

Обязанности специалиста часто путают с обязанностями секретаря или офис-менеджера. Однако на самом деле это разные специальности, предполагающие различные права, ответственность и перечень дел.

Помощник руководителя занимается организационной деятельностью компании. В его обязанности также входит координирование встреч с партнерами и клиентами. Директор вправе возложить на работника часть своих обязанностей, при условии закрепления их за ним распорядительной документацией. Должностные обязанности помощника руководителя предполагают выполнение перечня работ:

  • составление расписаний встреч;
  • организация поездок делового характера;
  • оформление документов;
  • визирование или подпись документации в рамках своей компетенции;
  • обеспечение нормального климата в коллективе;
  • ведение телефонных переговоров;
  • закупка канцтоваров;
  • ведение переговоров.

Стандартные обязанности

Должностная инструкция помощника руководителя включает перечень стандартных обязанностей, которые сотрудник обязан выполнять. Они имеют отношение к организации делопроизводства субъекта хозяйствования. Сфера деятельности работника может быть сокращена до решения документальных вопросов, имеющих отношение только к руководящему составу компании.

Она формируется записью о том, что он должен выполнять не только профессиональные обязанности, но и личные поручения руководства. На некоторых предприятиях специалисты координируют его деятельность, составляют рабочий план, формируют записи на прием посетителей, составляют графики совещаний, напоминают директору о событиях и необходимости проведения конкретных мероприятиях, а также составляют ему рабочий план деятельности. В обязанность помощника может быть также вменена переписка от имени компании, ведение телефонных разговоров в интересах субъекта хозяйствования, а также поиск информации по запросу директорского состава.

Дополнительные обязательства

Трудоустраиваясь на должность помощника руководителя, не стоит рассчитывать, что перечень обязанностей ограничится их стандартным набором, оговоренным на собеседовании. Специалист должен понимать особенности профессии и быть готовым возложить на себя любые обязательства по распоряжению руководства. Их выполнение может требовать наличия дополнительных знаний и квалификаций, а может быть связано даже с физическим трудом, что актуально в условиях предупреждения или ликвидации аварийных ситуаций.


Требования к специалисту и его должностные обязанности

Помощнику может быть вменен в обязанность контроль за состоянием охраны труда на предприятии и за соблюдением правил пожарной безопасности сотрудниками. Для того чтобы справиться с такими задачами, ему придется пройти дополнительное обучение.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
  • Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  • положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
  • обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
  • составление запросов и писем по поручению начальства;
  • организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
  • ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
  • прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
  • передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
  • контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
  • выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
  • поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
  • выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

  • получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  • предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  • запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
  • требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  • требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  • принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
  • несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
  • невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
  • оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
  • разглашение вверенной ему информации.

Помощник руководителя: кто это

Человек, состоящий в должности помощника руководителя, вынужденно совмещает обязанности сразу нескольких специалистов. Прежде всего, он должен быть умелым администратором и секретарем. Кроме того, ближайший к директору специалист «по умолчанию» обязан владеть навыками делопроизводства и архивирования. То есть, персональному ассистенту свойственны все навыки секретаря, но они дополнены и углублены. Например, ассистент часто выступает логистом и организатором.

Ассистента называют лицом компании. Это правильно. Ведь ему приходится держать под личным контролем многие производственные ситуации и процессы, складывающиеся вне субъекта хозяйствования, например, с контрагентами. Также помощнику руководителя приходится разбираться также с текущими сложностями в коллективе.

Согласно приказу Министерства труда № 276н от 06.05.2015, соискатель должности должен отвечать требованиям профстандарта:

  • образование — желательно высшее;
  • дополнительное образование — программа профподготовки по данной профессии;
  • особые условия допуска — не имеются (однако в обычной практике у человека с высшим образованием больше шансов получить желаемое место);
  • требования к опыту — не обязательно (но любой руководитель отдаст предпочтение сотруднику, который проработал хотя бы 1 год).

Директору данная должность обеспечивает целый ряд преимуществ. Прежде всего, он освобождается от решения второстепенных задач, сосредотачиваясь на глобальных целях.

Кроме того, наличие ассистента обеспечивает внутренний эмоциональный покой руководителю. Он должен знать, что в случае форс-мажора на помощь всегда придет его помощник. Иногда случается так, что ассистент уже решил какой-то вопрос, о котором руководителю еще только доложили.

Ассистент должен проявлять в работе:

  • безупречную исполнительность (одно из главных правил для него — законодательно допустимые приказы начальника не обсуждаются);
  • ответственность;
  • грамотность (документ от имени генерального директора, составленный с ошибками, навсегда испортит репутацию руководителя);
  • инициативность;
  • эмоциональная стабильность (на работе часто возникают сложные ситуации, из которых ассистент должен выходить достойно, сдержанно и без крика);
  • позитивный настрой;
  • трудолюбие;
  • дипломатичность;
  • усидчивость (ассистенту часто приходится засиживаться в офисе допоздна вместе с руководителем в поисках оптимального выхода из сложной производственной ситуации);
  • коммуникабельность;
  • преданность (ассистент невольно «слишком много знает»; разглашение конкурентам производственных тайн расценивается не только как непрофессионализм, но и как прямое предательство);
  • дисциплинированность, организованность.

Из всего этого следует, что базовым качеством ассистента является порядочность и преданность. На эту должность берут только проверенных людей, готовые словом и делом доказывали лояльность к компании и лично к руководителю.

Образец резюме помощника руководителя

Иванова Ирина Ивановна

Желаемая должность: Личный помощник руководителя

Желаемый уровень дохода: от 100 000 рублей

Дата рождения: 30 января 1990

Проживание: г. Москва, м. «Сокол»

Готова к командировкам.

Контактная информация:

Телефон: +7 (123) 456-78-90

Образование:

2012 Уральский государственный юридический университет, г. Екатеринбург

Специальность: «Корпоративный менеджмент», высшее образование, диплом

Опыт работы:

09.2013–05.2019 — личный помощник руководителя — ООО «Мираж», г. Москва.

Сфера деятельности компании: event-агентство.

Обязанности:

  • Полная административная и информационная поддержка руководителя.
  • Прием звонков.
  • Ведение личного календаря руководителя на ежедневной основе (встречи, графики, поездки).
  • Отслеживание исполнения поручений руководителя.
  • Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
  • Организация встреч руководителя и прием посетителей.
  • Travel-поддержка руководителя.

Достижения:

Провела оптимизацию работы с документами, что привело к уменьшению времени на их обработку в 1,5 раза.

08.2011–08.2013 — офис-менеджер — ООО «Первый работодатель», г. Екатеринбург

Сфера деятельности компании: отделочные и ремонтные работы.

Обязанности:

  • Прием и распределение входящих звонков и документации.
  • Поддержание работоспособности офиса.
  • Работа с офисной техникой, мини-АТС.
  • Координация проведения рабочих мероприятий.

Достижения: улучшила систему оповещения сотрудников о мероприятиях, что позволило проводить их оперативно и продуктивно.

Ключевые знания и навыки:

  • Делопроизводство.
  • Деловой этикет.
  • Высокая скорость печати.
  • Электронный документооборот.
  • Ведение переговоров.
  • Владение оргтехникой.
  • Протоколирование.
  • Travel-поддержка.
  • Event-management.

Профессиональные качества:

  • Аккуратность.
  • Высокий уровень самоорганизации.
  • Дипломатичность.
  • Доброжелательность.
  • Инициативность.
  • Исполнительность.
  • Пунктуальность.
  • Стрессоустойчивость.
  • Ответственность.
  • Высокая психологическая адаптивность.

Дополнительная информация:

  • Иностранные языки: английский язык — Upper-Intermediate.
  • 1С.Знание ПК, уверенный пользователь MS Office.

Рекомендации предоставляются по запросу.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

  • установленный порядок обращения с документами в организации;
  • правила делового общения и этикета;
  • порядок ведения отчетной документации;
  • правила пользования офисной техникой, средствами связи;
  • основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
  • основы делопроизводства;
  • организационно-штатную структуру компании;
  • порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Должность помощника руководителя

Должность помощника руководителя включает список обязанностей личного помощника руководителя с совмещением секретарских обязанностей. Сотрудников, занятых этим видом деятельности относят к личным помощникам руководителя. Соответственно их полномочия намного меньше, чем у помощника директора, поэтому квалификационные требования не такие строгие.

Сотруднику не обязательно иметь высшее образование, продолжительный стаж работы, иные квалификации, чаще всего в подчинении нет других работников.

В должностные обязанности помощника руководителя входят:

  • тайм-менеджмент директора (подготовка расписания встреч, деловых поездок, подписание документов и т.д.);
  • прием и перераспределение телефонных звонков;
  • работа с входящей документацией;
  • техническое обеспечение работы руководителя (заказ билетов, транспорта, подготовка к переговорам и встречам), а также его сопровождение;
  • организует рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, оргтехникой;
  • по указанию директора доводит его распоряжения до руководителей подразделений и сотрудников компании;
  • поддержание деловых контактов
  • ведет запись на прием к руководству;
  • выполняет иные отдельные поручения.

С ДИ работников знакомят под роспись и выдают на руки экземпляр. Чтобы документ имел юридическую силу, начальство должно его утвердить. Утверждение ДИ происходит аналогично утверждению внутренних актов. Это может быть отдельный приказ или гриф Утверждаю проставляется вверху ДИ и подписывается руководителем.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

  • Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
  • Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
  • Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

  • Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
  • Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО!

Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

  • Методическими рекомендациями.
  • Уставом.
  • Трудовым соглашением.
  • Приказами руководителя.
  • Должностной инструкцией.
Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий